Saisie Facture

Le bouton Nouveau ou Modifier permet de saisir une nouvelle facture ou modifier une facture existante et fait apparaître la fenêtre suivante :

Toutes les factures utilisent le même format de saisie.

Les zones composant cette fenêtre sont comme suit :

Numéro de pièce, -Information Système-

Le programme affectera automatiquement un numéro unique à chaque nouvelle facture.

Les quatre premiers chiffres de ce numéro correspondent à l’année au cours de laquelle la saisie est effectuée.

Domaine (Achat ou Vente), -Information Obligatoire-

Une fois la pièce enregistrée, le sens du mouvement ne peut plus être modifié.

Numéro Facture, -Information Obligatoire-

Zone de texte pour saisir le numéro de la facture Client ou Fournisseur (N° Externe).

Date, -Information Obligatoire-

Lors de l'ajout d'une nouvelle facture la date du jour est affichée par défaut.

Échéance, -Information Obligatoire-

L'échéance à laquelle est prévue le règlement de cette facture.

L’utilisateur peut saisir la date directement à partir du clavier ou il pourra sélectionner une date dans un calendrier en cliquant sur la flèche située à droite du champ date.

Cette date ne peut jamais être antérieure à la date renseignée sur la facture.

Tiers (bénéficiaire), -Information Obligatoire-

Liste déroulante pour sélectionner le bénéficiaire de cette opération.

Le contenu de cette liste varie en fonction du domaine de la facture - Achat ou Vente.

Cette liste contient tout les tiers enregistrés via les commandes Tables -> Fournisseurs ou Tables - Clients.

Cette liste peut contenir le nom ou le code des tiers selon le choix de l'utilisateur, par défaut elle contient le nom des tiers.

Dans le cas d'une opération concernant un nouveau tiers le lien Tiers permet d'accéder directement à la fiche des tiers pour en créer un nouveau (Client ou Fournisseur) et ensuite retourner à la fenêtre de l'opération pour la suite.

Montant, -Information Obligatoire-

Zone ou saisir le montant global de la facture.

Devise, -Information Obligatoire-

Zone de liste contenant toutes les devises de travail de la société déjà créées à partir du menu Tables -> Devises.

L’utilisateur devra sélectionner la devise de la facture en cours. Par défaut la devise MAD (dirham marocain) sera sélectionnée.

Cours de change, -Information Obligatoire-

Cette zone n’est active que si une devise autre que MAD est sélectionnée.

Elle permet de saisir le cours de change en Dirhams de la devise sélectionnée.

Motif de paiement, -Information Optionnelle-

Zone de texte libre pour saisir des informations complémentaires sur cette facture.

Statut règlement de la facture :

Cette fenêtre affiche également le montant déjà réglée de cette facture ainsi que le reste à payer.

La modification ou la suppression es factures réglées partiellement ou totalement n'est pas autorisée.

Enregistrement définitif d’une facture :

Une fois les informations requises complétées, cliquer sur le bouton "Ok" pour enregistrer la pièce.

Pour chaque information obligatoire manquante, un message s'affichera demandant à l'utilisateur de compléter le champ manquant.

Pour les pièces de décaissement :

Selon le mode de règlement choisi, le programme procédera à l’impression du document bancaire (chèque, traite, virement et mise à disposition).

Il est important de bien positionner le document bancaire (chèque ou traite) dans l’imprimante avant de confirmer.

Un document intitulé "Ordre de paiement" contenant un récapitulatif des informations déjà saisies sera également imprimé et pourra être joint au parapheur au moment de la signature de la pièce de paiement.

Pour annuler en entier la saisie d’une opération il faut cliquer sur le bouton "Annuler" et valider le message demandant à l'utilisateur de confirmer l'annulation et perdre ainsi toutes les données et/ou les modifications déjà saisies.